Gestione Documenti

E’ lo strumento per la redazione e la diffusione dell’anagrafica documentale aziendale sia di provenienza interna che esterna.
Offre la possibilità di redigere, registrare, organizzare, diffondere in maniera controllata l’intero patrimonio di manuali, procedure e istruzioni.
Si interfaccia con qualsiasi applicazione Windows di redazione testi.
La diffusione della documentazione avviene anche attraverso e-mail (ogni utente viene avvisato della presenza di una nuova revisione attraverso un messaggio nella propria casella elettronica) con la certezza di avere sempre disponibile l’ultima versione approvata del documento.
Vengono proposti strumenti per il controllo, la sicurezza e la riservatezza dei documenti disponibili.
E’ possibile allegare altri documenti, immagini o “post-it” a completamento dell’informazione.
Sono stati previsti strumenti per gestire la correlazione padre-figlio tra documenti.
I documenti obsoleti non vengono eliminati, ma accantonati, è sempre disponibile esaminare e valutare la “storia” delle revisioni,
La consultazione della documentazione approvata e distribuita può avvenire anche utilizzando una struttura ad “albero” (che rappresenta la classificazione gerarchica dei documenti), preparata per ogni manuale o tipologia di documento, facilitandone la ricerca nell’accedervi attraverso la sua posizione logica.

FUNZIONI PREVISTE Registrare tutti i documenti del SGQ e dei documenti esterni Iter di approvazione e distribuzione completo e controllato Preparare elenco documenti del SGQ e del loro stato di revisione Stampare la ricevuta di consegna dei documenti Definire a quali funzioni aziendali deve essere consegnato un documento o viceversa :individuare i documenti che devono essere consegnati ad una funzioni aziendale Monitorare eventuali problemi nella distribuzione. Definire e gestire la Struttura dei Documenti Correlare i documenti con legame padre-figlio Allegare altri documenti o immagini